Tehdään elämys! – Tapahtumatuotannon opas yläkouluille

Keski-Savon (Varkaus, Leppävirta, Joroinen ja Heinävesi) kulttuurikasvatussuunnitelma Kulttuuriketjussa on ollut syksystä 2018 lähtien 9. luokan sisältönä tapahtuman järjestäminen. Sisällön perusajatuksena on osallistaa yläkoulun jokainen 9. luokan oppilas jonkin koulun tapahtuman (esim. joulu- tai kevätjuhla) järjestämiseen ja antaa oppilaille perustiedot siitä mitä on tapahtumatuotanto ja millaisia toimenpiteitä tapahtuma vaatii toteutuakseen. Sisällön toteutus on yläkoulun opettajien vastuulla ja apua voi pyytää paikalliselta nuorisotoimelta.

Jo ennen Kulttuuriketjua kouluilla on ollut oppilaiden järjestämiä tapahtumia, mutta useimmiten niiden järjestämiseen on osallistunut vain pieni osa oppilaista, kuten oppilaskunta-aktiivit.

Tämän oppaan tarkoituksena on vastata edellä mainittuihin tarpeisiin ja mahdollistaa monialainen oppimiskokonaisuus tapahtumatuotannon maailmassa. Oppaan avulla voi järjestää monenlaisia tapahtumia, sillä tuottaminen on pääpiirteissään kuitenkin aina samanlaista, riippumatta siitä järjestetäänkö urheilukisoja, kulttuuritapahtumaa tai vaikkapa messuja. Verkossa julkaistuna opas on käytettävissä myös Kulttuuriketju-kuntien ulkopuolella, missä tahansa päin Suomea.

Tapahtuma käsitteenä on laaja ja voi tarkoittaa hyvin erilaisia tilaisuuksia puolituntisesta esityksestä monipäiväisiin festivaaleihin ja se voi olla kertaluontoinen tai säännöllisesti toistuva.

Tapahtuman rinnakkaiskäsite on yleisötilaisuus, joka Wikipediassa määritellään seuraavasti:

Yleisötilaisuudella tarkoitetaan erilaisia messuja, markkinoita, juhlia, seremonioita, kilpailuja, konsertteja ja muita tilaisuuksia, joihin muillakin kuin erikseen kutsutuilla on pääsy maksua vastaan tai ilman. – – Ne kokoavat ihmisiä yhteen jotain tarkoitusta tai merkitystä varten tiettyyn aikaan ja paikkaan. (Wikipedia 2023)

Wikipedian määritelmästä huolimatta lasken myös koulun sisäiset tilaisuudet tapahtumiksi, vaikka niihin ei olisikaan pääsyä muille oppilaiden ja henkilöstön lisäksi. Mutta toki oppilaat voivat järjestää myös koulun ulkopuolisille suunnattuja ja maksullisiakin tapahtumia esimerkiksi luokkaretkikassan kartuttamiseksi.

Oppilaiden järjestämä tapahtuma voi olla esimerkiksi:

• ”Peruskoulun penkkarit”
• Koulun itsenäisyys-, joulu- tai kevätjuhla
• Koulun avoimet ovet -päivä
• Vuoden kiertoon liittyvä tai muu toiminta-/teemapäivä (esim. Vappu-/Halloween-naamiaiset)
• Liikuntapäivä tai urheilukisat
• Messutyyppinen vanhempainilta
• Taidenäyttely avajaisineen
• Teatteri-esitys
• Konsertti
• Myyjäiset
• Disco

Opettajan (tai useamman tai muun koulun henkilökunnan) rooli oppilaiden järjestämässä tapahtumassa on olla mahdollistaja. Tapahtuman tuottamisessa oppilaita tulee innostaa, kannustaa ja opastaa, ehkä välillä hieman myös ”potkia” eteenpäin, mutta ei tehdä tuotannollisia tehtäviä oppilaiden puolesta. Joskus voi tietysti tulla vastaan tehtäviä, jotka jonkun koulun aikuisen on suoritettava, koska oppilaiden valtuudet eivät riitä, tapahtuman toteutuminen tai turvallisuus on uhattuna tms.

Pääsääntöisesti kuitenkin riittää, että joku opettaja seuraa sivusta oppilaiden tapahtumajärjestelyjä. Järjestävän oppilasryhmän kanssa kannattaa pitää säännöllisiä tapaamisia, joissa käydään läpi missä vaiheessa järjestelyt ovat, pitävätkö aikataulut ja tuleeko kaikki tarpeellinen varmasti tehdyksi. Näissä tapaamisissa voi muistuttaa, ohjeistaa ja antaa vinkkejä, mutta myös kuunnella oppilaiden ajatuksia ja ideoita – hyvään lopputulokseen voi olla monenlaisia reittejä. Aikuisen tehtävänä on myös huolehtia ryhmän ilmapiiristä ja tarvittaessa puuttua konfliktitilanteisiin. Hyvää ilmapiiriä edesauttaa selkeä roolien ja tehtävien jako, josta kerrotaan lisää kappaleessa Työnjako ja aikataulutus.

Aina kaikki ei mene ”ihan putkeen”, mutta tapahtuman järjestämisessä pieniä epäonnistumisia on turha pelätä. Virheitä ja unohduksia voi sattua kenelle tahansa ja eteen voi tulla hyvinkin yllättäviä tilanteita, jotka ovat haastavia ammattilaisillekin, saati ensikertalaisille. On hyvä pitää mielessä, että kyseessä on oppimistilanne ja epäonnistumiset voivat olla varsin opettavaisia. Tämänkin vuoksi on tärkeää käydä palautekeskustelu tapahtuman jälkeen ja reflektoida sekä onnistumiset, että epäonnistumiset ja kuinka asiat olisi voinut tehdä paremmin. Suomen Nuorisosseurat ry. on kehittänyt Nuoret Etelä-Savon dynamoina -hankkeessaan osallistavan tapahtumatuotannon Dynamo-menetelmän, josta löytyy runsaasti materiaalia yhdistyksen verkkosivuilta. Vaikka menetelmä on kehitetty nuorten vapaa-ajan toimintaan, mm. vinkit ohjaajan mahdollistajan roolista ovat sovellettavissa myös koulumaailmaan. (Suomen Nuorisoseurat ry. 2025)