Ohjeet tapahtuman tuottamiseen

Opettajan (tai useamman tai muun koulun henkilökunnan) rooli oppilaiden järjestämässä tapahtumassa on olla mahdollistaja. Tapahtuman tuottamisessa oppilaita tulee innostaa, kannustaa ja opastaa, ehkä välillä hieman myös ”potkia” eteenpäin, mutta ei tehdä tuotannollisia tehtäviä oppilaiden puolesta. Joskus voi tietysti tulla vastaan tehtäviä, jotka jonkun koulun aikuisen on suoritettava, koska oppilaiden valtuudet eivät riitä, tapahtuman toteutuminen tai turvallisuus on uhattuna tms.

Pääsääntöisesti kuitenkin riittää, että joku opettaja seuraa sivusta oppilaiden tapahtumajärjestelyjä. Järjestävän oppilasryhmän kanssa kannattaa pitää säännöllisiä tapaamisia, joissa käydään läpi missä vaiheessa järjestelyt ovat, pitävätkö aikataulut ja tuleeko kaikki tarpeellinen varmasti tehdyksi. Näissä tapaamisissa voi muistuttaa, ohjeistaa ja antaa vinkkejä, mutta myös kuunnella oppilaiden ajatuksia ja ideoita – hyvään lopputulokseen voi olla monenlaisia reittejä. Aikuisen tehtävänä on myös huolehtia ryhmän ilmapiiristä ja tarvittaessa puuttua konfliktitilanteisiin. Hyvää ilmapiiriä edesauttaa selkeä roolien ja tehtävien jako, josta kerrotaan lisää kappaleessa Työnjako ja aikataulutus.

Aina kaikki ei mene ”ihan putkeen”, mutta tapahtuman järjestämisessä pieniä epäonnistumisia on turha pelätä. Virheitä ja unohduksia voi sattua kenelle tahansa ja eteen voi tulla hyvinkin yllättäviä tilanteita, jotka ovat haastavia ammattilaisillekin, saati ensikertalaisille. On hyvä pitää mielessä, että kyseessä on oppimistilanne ja epäonnistumiset voivat olla varsin opettavaisia. Tämänkin vuoksi on tärkeää käydä palautekeskustelu tapahtuman jälkeen ja reflektoida sekä onnistumiset, että epäonnistumiset ja kuinka asiat olisi voinut tehdä paremmin. Suomen Nuorisosseurat ry. on kehittänyt Nuoret Etelä-Savon dynamoina -hankkeessaan osallistavan tapahtumatuotannon Dynamo-menetelmän, josta löytyy runsaasti materiaalia yhdistyksen verkkosivuilta. Vaikka menetelmä on kehitetty nuorten vapaa-ajan toimintaan, mm. vinkit ohjaajan mahdollistajan roolista ovat sovellettavissa myös koulumaailmaan. (Suomen Nuorisoseurat ry. 2025)

Tapahtuma käsitteenä on laaja ja voi tarkoittaa hyvin erilaisia tilaisuuksia puolituntisesta esityksestä monipäiväisiin festivaaleihin ja se voi olla kertaluontoinen tai säännöllisesti toistuva.

Tapahtuman rinnakkaiskäsite on yleisötilaisuus, joka Wikipediassa määritellään seuraavasti:

Yleisötilaisuudella tarkoitetaan erilaisia messuja, markkinoita, juhlia, seremonioita, kilpailuja, konsertteja ja muita tilaisuuksia, joihin muillakin kuin erikseen kutsutuilla on pääsy maksua vastaan tai ilman. – – Ne kokoavat ihmisiä yhteen jotain tarkoitusta tai merkitystä varten tiettyyn aikaan ja paikkaan. (Wikipedia 2023)

Wikipedian määritelmästä huolimatta lasken myös koulun sisäiset tilaisuudet tapahtumiksi, vaikka niihin ei olisikaan pääsyä muille oppilaiden ja henkilöstön lisäksi. Mutta toki oppilaat voivat järjestää myös koulun ulkopuolisille suunnattuja ja maksullisiakin tapahtumia esimerkiksi luokkaretkikassan kartuttamiseksi.

Oppilaiden järjestämä tapahtuma voi olla esimerkiksi:

• Disco
• Peruskoulun ”penkkarit” tai ”vanhojentanssit”
• Koulun itsenäisyys-, joulu- tai kevätjuhla
• Koulun avoimet ovet -päivä
• Vuoden kiertoon liittyvä tai muu toiminta-/teemapäivä (esim. Vappu-/Halloween-naamiaiset)
• Liikuntapäivä tai urheilukisat
• Messutyyppinen vanhempainilta
• Taidenäyttely avajaisineen
• Teatteri-esitys
• Konsertti
• Myyjäiset

Olipa kyseessä perinteinen, esimerkiksi vuosittain toistuva tapahtuma, tai aivan uusi juttu, aluksi on hyvä ideoida ja täsmentää, millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä. Vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on tapahtuman nimi ja mahdollinen teema?
• Mikä on tapahtuman luonne? (Messut, juhlat, gaala, konsertti, toimintapäivät tms.)
• Miksi tapahtuma järjestetään?
• Kenelle se on suunnattu?
• Mitä yleisö saa tapahtumassa nähdä tai tehdä?
• Milloin tapahtuma tapahtuu ja kuinka kauan se kestää?
• Missä tapahtuma on? (Sisällä/ulkona, millainen tila/alue?)
• Onko tapahtuma osallistujille maksullinen vai maksuton?
• Ketkä ovat mukana järjestämässä tapahtumaa?
• Paljonko rahaa on käytettävissä?

Oman tapahtuman ideoinnin tueksi voi tulostaa tämän tiedoston:

Keksikää tapahtumallenne nimi, joka kuvaa tapahtuman luonnetta ja sisältöjä. Nimen on hyvä olla myös sellainen, joka vetoaa kohdeyleisöön.

Perinteisillä, säännöllisesti toistuvilla tapahtumilla tietysti on jo nimi olemassa, eikä sitä kovin kevein perustein kannata muuttaa, sillä se on luultavasti tullut jo tutuksi kohdeyleisölle ja on vanhalla nimellään tunnistettava ja odotettu. Vanhaakin tapahtumaa voi kuitenkin ”maustaa” vaihtuvilla teemoilla ja lisätä nimeen teeman mukaisen alaotsikon.

Esimerkki:

Vekara-Varkaus –lastenfestivaalin osana on toteutettu Seikkailujen Saari – elämysseikkailua, jonka toteutusvastuu on ollutLastenkulttuurikeskus Versolla vuodesta 2014 lähtien. Verso on antanut Seikkailujen Saarelle vuosittain leikkisän, lapsiperheitä houkuttelevan ja teeman mukaisen lisänimen, jossa usein on Verson mukaan viljelty V-kirjainta.

Teemaan keksimisessä vain mielikuvitus on rajana. Teema voi olla vaikkapa jokin väri, vuodenaika, aikakausi, taiteenlaji yms. Antaapa tapahtumalleen teeman mukaisen lisänimen tai ei, teeman valitseminen antaa tapahtuman suunnittelulle hyvät raamit; teema saa näkyä mm. ohjelmasisällöissä, tilan/ympäristön lavastuksessa/somistuksessa, mainosten ulkoasussa ja niissä käytettävässä kielessä, sekä mahdollisessa pukeutumiskoodissa.

Esimerkki: Varkaudessa Waltterin koulussa 9. luokkalaiset järjestävät vuosittain lukuvuoden päätteeksi Ysien gaalan, jossa jaetaan leikkimielisiä titteleitä ja palkintoja kanssaoppilaille ja opettajille ja palkintojenjaon lomassa on kilpailuja tai muuta lyhyttä ohjelmaa. Vuonna 2023 Ysien gaalaa järjestävä joukko valitsi tapahtumaan after ski –teeman ja lavasti gaalan esiintymislavan valkoisilla tekokuusilla, hallaharso-lumella ja lasketteluvälineillä. Lisäksi kaikkia osallistujia pyydettiin asustamaan juhlavaatteensa teemaan sopivilla lisukkeilla, kuten pipoilla, kaulahuiveilla ja laskettelulaseilla.

Useimpia tapahtumia järjestetään erilaisten avustusten ja apurahojen turvin. Avustuksia on mahdollista hakea mm. kotikunnalta, Taiteen edistämiskeskukselta (TaiKe), Suomen kulttuurirahastolta ja lukuisilta erilaisilta säätiöiltä. Huomioitavaa on, että useimmilla apurahoja jakavilla tahoilla on tarkat ajat, milloin rahoitusta voi hakea, sekä tarkkaan määritelty ketkä tai mitkä tahot mitäkin avustusta voivat hakea ja mihin käyttötarkoitukseen.

Koululla oppilaiden järjestämiin tapahtumiin ei kuitenkaan välttämättä tarvitse käyttää rahaa, ainakaan kovin paljoa. Jos ko. tapahtumaan on käytettävissä rahaa, budjetin voi tehdä oikeastikin, mutta sitä voi harjoitella myös kuvitteellisena.

Tee tapahtumalle budjetti, eli talousarvio. Merkitse budjettiin käytettävissä olevat rahat, arviot mahdollisista tuloista (esim. pääsylipputulot) ja arviot menoista. Tapahtuman jälkeen (tai sitä mukaa kun tiedot varmistuvat) budjettiin päivitetään todelliset tulot ja menot.

Jotta ikävimmiltä yllätyksiltä vältyttäisiin tulot kannattaa arvioida hieman ala- ja menot yläkanttiin. Esimerkiksi jos tapahtumaan myydään lippuja, hyvä nyrkkisääntö on arvioida lipputulot 60% täyttöasteella (jos katsomossa on 100 paikkaa, arvioidaan 60 maksettua lippua).

Budjetointia voi harjoitella tämän oppaan matematiikan tehtäväkokonaisuudessa.

Koulun tiloissa, koulupäivän aikana oppilaille ja henkilökunnalle suunnatun tapahtuman ajankohta ja kesto ovat koulun sisäisesti määriteltävissä ja vuosittain toistuvilla juhlilla ne ovat jokseenkin vakiintuneita. Tarkemmin ajankohtaa tulee miettiä silloin, jos tapahtuma järjestetään koulun tilojen ulkopuolella, muulloin kuin kouluaikana ja/tai tapahtuman osallistujiksi odotetaan myös koulun ulkopuolista väkeä. Tällöin huomioitavia asioita ovat mm.:

• Onko tapahtumapaikaksi haluttu tila tai alue käytettävissä haluttuna ajankohtana?
• Onko kohderyhmän mahdollista tulla paikalle?
  • Esimerkiksi tapahtuman järjestäminen pikkulapsille päiväuniaikaan tai oppilaiden vanhemmille työaikana keskellä päivää ei ole hyvä idea.
• Onko tapahtumalla kilpailijoita?
  • Onko samaan aikaan, samalle kohderyhmälle muita tapahtumia lähistöllä?

Olipa tapahtumapaikkana tuttu koulun sali tai mikä tahansa muu tila, paikan valintaan ja paikalla toimimiseen vaikuttavat monet asiat. Ulkotiloissa toimiminen tuo lisäksi omat haasteensa.

Huomioitavia ja pohdittavia asioita:

• Milloin paikka on käytettävissä ja paljonko se maksaa? Varaa ajoissa!
• Kuinka paljon ihmisiä valittuun tilaan mahtuu ja saa ottaa sisään?
• Tilan/alueen säännöt; mitä saa ja ei saa tehdä?
• Millaista tekniikkaa (äänet, valot, videotykki yms.) tilassa on mahdollista käyttää? Onko teknistä laitteistoa tilassa valmiina vai pitääkö sellaista tuoda muualta?
• Onko henkilökunnalle ja yleisölle riittävästi WC-tiloja, myös INVA-WC? Onko lasten tapahtumassa paikka, jossa voi vaihtaa vaipat?
• Onko tilassa/alueella riittävästi roskiksia? Tuleeko jätteet lajitella?
• Onko paikalle helppoa päästä ja löytää? Onko lähellä julkisen liikenteen pysäkkejä / riittävästi pysäköintitilaa? Onko reitti perille hyvin opastettu?
• Saavutettavuus kokonaisuudessaan: Pääseekö tilaan ja pystyykö siellä toimimaan, jos on liikuntarajoitteinen, näkö-/tai kuulovammainen, saapuu lastenvaunujen kanssa tms.?

Erityisesti ulkotiloissa huomioitavia:

Vaikuttaako tapahtuma liikenteeseen? Tarvitseeko sulkea teitä? Tarvitaanko liikenteenohjaajia?

• Tarvitseeko aluetta aidata?
• Missä voi käydä WC:ssä? Pitääkö vuokrata siirrettäviä käymälöitä?
• Mistä saa tarvittaessa sähköä?
• Mitä jos on huono sää?
• Tarvitseeko tapahtumaa varten hakea lupia tai tehdä ilmoituksia viranomaisille? Esimerkiksi aluevaltaus, meluilmoitus tms.
• Vaikuttaako tapahtuma liikenteeseen? Tarvitseeko sulkea teitä? Tarvitaanko liikenteenohjaajia?

Selkeä tehtävien jakaminen ja aikataulutus helpottavat tapahtuman järjestämistä. Hommat sujuvat jouhevasti ja kaikki tehtävät tulevat tehdyiksi ajallaan, kun ryhmän jokainen jäsen tietää mitä ja milloin on tehtävä.

Tapahtuman järjestämisen aikataulutukseen ei ole yksiselitteistä vastausta, mutta luonnollisesti tapahtuman koolla on merkitystä. Pienen, lähialueen ihmisille suunnatun tapahtuman saa aikaiseksi kuukaudessa, jopa nopeamminkin. Isojen festivaalien järjestäminen aloitetaan yleensä noin vuotta aikaisemmin (yleensä pian edellisen tapahtuman päätyttyä) ja joitain suunnitelmia ja toimenpiteitä saatetaan tehdä jo useampia vuosia etukäteen.

• Tehkää lista kaikista tehtävistä toimenpiteistä. Apuna voi käyttää tämän oppaan taulukkoa ja poimia sieltä juuri teidän tapahtumaan tarpeelliset tehtävät, sekä tarvittaessa lisätä uusia.
• Miettikää, milloin kunkin tehtävän tulee olla tehtynä ja tehkää aikataulu.
  • Huomioikaa, että mahdollisesti tarvittaviin lupa-, ilmoitus- ja turvallisuusasioihin on viranomaisten antamat aikarajat ja ne kannattaa tarkistaa kysymällä suoraan poliisilta ja pelastuslaitokselta.
  • Markkinointiin ja tiedottamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa, jotta potentiaaliset osallistujat tietävät tapahtumasta tarpeeksi ajoissa tullakseen paikalle. Pikkuruisen paikallistapahtumankin mainokset pitäisi olla yleisön nähtävillä ainakin 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa.
• Valitkaa keskuudestanne yksi vastaavaksi tuottaja (tai korkeintaan kahden hengen tuottajapari)jonka tehtävänä on hallita tapahtumajärjestelyjen kokonaisuutta ja jolle muut raportoivat omien tehtäviensä toteutumista. Vastaavan tuottajan täytyy:
• tietää kaikki tapahtuman toteutumiseen tehtävät toimenpiteet.
• tietää kuka tekee mitäkin.
• tietää miten asiat etenevät; mitä on jo tehty, mitä vielä tekemättä.
• tarvittaessa jakaa tehtäviä uudelleen, esim. jos joku sairastuu, jokin asia ei meinaa valmistua ajoissa tai eteen tulee uusia tehtäviä
• ymmärtää tapahtuman kokonaiskuva ja huolehtia että tapahtuman kaikki osa-alueet ovat linjassa keskenään (esim. valitusta teemasta ei poiketa) ja tehtävät aikatauluineen ovat realistisesti toteutettavissa.
• toimia ryhmän johtajana, joka jakaa puheenvuoroja ja tarvittaessa tekee itsenäisiä päätöksiä, mikäli asioista ei päästä demokraattisesti yksimieliseen lopputulokseen. On kuitenkin muistettava, että itsenäisistä päätöksistä on myös itsenäisesti vastuussa.
• Jakakaa muut tehtävät ryhmän jäsenten kesken. Myös vastaava tuottaja voi tehdä muitakin tehtäviä, etenkin jos työryhmä on pieni. Tasapuolinen ja ihmisten vahvuuksia ja kiinnostuksen kohteita hyödyntävä työnjako edistää sekä tehtävien hoitumista, että hyvän ilmapiirin säilymistä. Muistakaa kuitenkin, että myös ne ei-niin-kivat työt täytyy myös hoitaa.

Oppilaitoksen omissa tiloissa järjestämiin tapahtumiin ei yleensä tarvitse hakea lupia erikseen, sillä mm. musiikin käyttöön tarvittavat luvat ovat jo hankittuina ja kiinteistöön on tehty turvallisuus- ja pelastussuunnitelma.

Sen sijaan muiden tapahtumajärjestäjien tulee huolehtia erilaisten lupien anomisesta hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja noudattaa muita viranomaisten määrittelemiä turvallisuuteen, ympäristöön ja tekijänoikeuksiin liittyviä sääntöjä (esim. järjestyksenvalvojat, ensiapu, jätehuolto jne.) tapahtumassaan.

Yleispätevää ohjeistusta lupien hakemiseen on mahdotonta antaa, sillä lupien tarve riippuu mm., tapahtuman luonteesta, koosta ja yleisömäärästä, ajankohdasta, sekä tapahtumapaikasta. Lupakäytännöt ja lait voivat myös ajoittain muuttua. Ajantasaiset omaan tapahtumaan liittyvät luvat ja niiden hakemisen aikataulut kannattaa aina selvittää ottamalla yhteyttä poliisiin ja pelastuslaitokseen, sekä tarvittaessa tekijänoikeuksista huolehtiviin organisaatioihin. Ulkoalueiden käyttöön tulee saada lupa maanomistajalta, eli kunnan/kaupungin puistojen, katujen ym. ulkotilojen käytöstä on kysyttävä kunnan tekniseltä toimelta.

Ottaessasi yhteyttä viranomaisiin, valmistaudu vastaamaan ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Millainen tapahtuma on kyseessä (messut, teatteriesitys, festivaali…)?
• Milloin tapahtuma järjestetään ja kuinka kauan se kestää?
• Missä tapahtuma järjestetään?
• Kuinka paljon sinne odotetaan yleisöä?
• Onko tapahtumassa anniskelua?

Tärkeimmät luvat tapahtuman järjestäjälle ovat:

• Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle: Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma (Pelastustoimi, n.d.) ja Yleisötapahtuman pelastussuunnitelman mallipohja (Pelastuslaitosten kumppanuusverkosto, 2020)
• Ilmoitus yleisötapahtumasta: Yleisötapahtumat (Poliisi, n.d.)
• Tapahtumalupa musiikin käyttöön: Tapahtumien järjestäminen ja musiikin käyttö (Teosto, n.d.)
  • Huom! Muista myös kuvien ja tekstien tekijänoikeudet: Kuvankäyttölupa ja käyttökorvaus (Kannisto, n.d.), Teosten käyttöluvat (Kopiosto, n.d.) ja Tekijänoikeudet (Näytelmät.fi, n.d.)
• Ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta
• Meluilmoitus
• Jätehuoltosuunnitelma

Tapahtumatuotannon lupia ja lainsäädäntöä käsitellään tarkemmin tämän oppaan yhteiskuntaopin sisällössä.

Jo tapahtuman ideointivaiheessa on mietitty tapahtuman luonne ja sisältö; siis se mitä tapahtumaan osallistujat saavat nähdä tai kokea, mutta kuka tai ketkä sisällön käytännössä toteuttavat? Tapahtuman järjestäjät itse vai joku muu? Riippuu tapahtuman luonteesta, kuinka ulkopuolisia sisällöntoteuttajia voi saada mukaan. Jos kyse on esimerkiksi…

• esityksestä/esiintyjistä (esim. teatteri, musiikki, tanssi), esityksiä voi ostaa tai palkata esiintyjiä, joskus mahdollisesti saa mukaan ilmaiseksikin, jos kyseessä on esimerkiksi hyväntekeväisyystapahtuma.
• kilpailusta tai katselmuksesta, kilpailijat tulevat ilmaiseksi tai jopa maksavat osallistumisestaan.
• messuista tai myyjäisistä, näytteilleasettajat ja myyjät maksavat vuokraa messuosastostaan tai myyntipisteestään.

Olipa tilanne mikä vain, sisällöntoteuttajien etsinnässä kannattaa olla ajoissa, jotta tapahtumassa varmasti on sisältöä ja käytännönasioita ehtii sopia toteuttajien kanssa etukäteen. Hinnoista, maksukäytännöistä, aikatauluista ja muista tärkeimmistä käytännönasioista kannattaa tehdä kirjallinen sopimus.Vaikka suullinen sopimus on lain mukaa yhtä sitova kuin kirjallinen, riitatilanteessa suullisista sopimuksista voi eri osapuolilla olla poikkeavat muistikuvat, mutta kirjallisesta sopimuksesta on helppoa tarkistaa, mitä on sovittu.

Esitysten selvitettäviä käytännön asioita:

• Kuinka paljon esitys maksaa ja kuinka se maksetaan?
• Kuinka kauan esitys kestää?
• Kuinka kauan esityksen pystytys ja purku kestävät? Milloin on musiikin soundcheck?
• Millaisen tilan ja millaista tekniikkaa esitys tarvitsee?
• Saako esiintyjiltä valokuvia tai muuta markkinoinnissa hyödynnettävää materiaalia?
• Mitä muita ehtoja esiintymiselle on?

Kilpailujen, messujen yms. selvitettäviä käytännön asioita:

• Kuinka kilpailijat/näytteilleasettajat/myyjät ilmoittautuvat tapahtumaan?
• Miten ja milloin osallistuminen maksetaan?
• Tilan tarve? Mahdolliset muut tarpeet (esim. pistorasia lähellä)?

Tarvitaanko tapahtumaan tuotantotiimin ja mahdollisten esiintyjien lisäksi muuta palkattua tai vapaaehtoista henkilökuntaa? Esim. juontaja(t), ääni- ja valoteknikot, järjestyksen valvojat, lipunmyyjät, kahvion pitäjä yms. Etsi tarvittavat tekijät ja tee kirjalliset sopimukset myös näiden henkilöiden tai tahojen kanssa.

Mitä tapahtuma tarvitsee toimiakseen ja näyttääkseen hyvältä?

Tarvitaanko tapahtumassa lavastusta tai somistusta, ääni- ja valotekniikkaa tai muuta tekniikkaa, vuokra vessoja, lisää roska-astioita, elintarvikkeita kahvion pitämiseen tai esiintyjien ruokkimiseen?

Tehkää lista tarvittavista asioista. Käykää läpi mitä teillä jo on; mitä löytyy valmiiksi tapahtumapaikalta, omista kodeista ja varastoista. Puuttuvien tarvikkeiden osalta selvittäkää mistä niitä voisi ostaa, vuokrata, lainata tai saada. Etenkin lavastamisen kustannuksia voi minimoida hyödyntämällä luovuutta, laina- ja kierrätystavaroita.

On aina hyödyllistä saada palautetta tapahtuman osallistujilta (ja mahdollisilta yhteistyökumppaneilta), jotta omaa osaamista tapahtuman järjestäjänä voi kehittää.

Kuinka palautetta kerätään, kannatta miettiä jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Palautetta voi kerätä esimerkiksi haastattelemalla yleisöä tapahtumassa, pyytää kirjallista palautetta tarjoamalla kyniä, paperia ja palautelaatikko tai sähköisellä palautekyselyllä, jonka linkki (verkko-osoitteena tai QR-koodina) on saatavilla tiedotusmateriaaleissa (julisteet, verkkosivut yms.). Verkkokyselyn voi tehdä esimerkiksi Google Formsiin.

Palautekyselyssä voi yksinkertaisimmillaan pyytää yleisluontoisesti ”Anna palautetta”, jolloin osallistujat voivat kertoa mitä tahansa palautetta tapahtumasta. Mikäli haluatte tietää tarkemmin eri osa-alueiden onnistumisesta, palautekyselyyn voi tehdä tarkempia kysymyksiä, joihin pyydetään joko avoimia vastauksia tai arviota onnistumisesta esimerkiksi viisiportaisella asteikolla. Tarkemmassakin kyselyssä kannattaa toki antaa mahdollisuus antaa myös avointa palautetta; osallistujilla voi olla sanottavaa myös asioista, joita varsinaisissa kysymyksissä ei kysytä. Kyselyä laatiessa tulee miettiä kysymysten asettelua, jotta ne ovat ymmärrettäviä, eivätkä johdattele liikaa. Kyselyt on hyvä pitää melko lyhyinä, jotta niihin vastaaminen on nopeaa – harva jaksaa vastata kyselyyn, jonka täyttäminen kestää muutamaa minuuttia kauemmin.

Viisiportaiset tai muut ”rasti ruutuun” –tyyppiset verkkokyselyt ovat suositeltavia etenkin silloin, jos yleisöä, potentiaalisia palautteenantajia on paljon. Tällöin palautteiden läpikäynti jälkikäteen on helpompaa, kuin valtavan avointen vastausten massan lukeminen, ja eri vastaajien vastaukset ovat paremmin vertailukelpoisia keskenään.

Aikatauluta tapahtuma: pystytys – tapahtuman kulku – purku. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, sitä tärkeämpää on tehdä tarkka ja yksityiskohtainen aikataulu. Aikataulua laatiessanne miettikää ainakin missä järjestyksessä asioiden tulee tapahtua, milloin viimeistään asioiden ”x” täytyy olla valmiina ja mitä ja missä kukin henkilökunnan jäsen tekee tapahtuman eri vaiheissa.

Huolehdi tapahtuman laskujen, kuten tila- ja kalustovuokrien ja mahdollisten palkkojen/palkkioiden maksamisesta.

Kirjaa budjettiin viimeistään tässä vaiheessa tapahtuman todelliset tulot ja menot. Paljonko jäi viivan alle?

Kirjaa ylös tapahtuman osallistujamäärät. Mikäli tapahtuma on osa jotakin suurempaa tapahtumakokonaisuutta, pääasiallinen vastuuorganisaatio todennäköisesti haluaa jokaisen osatapahtuman osallistujamäärät ja saattaa antaa tarkemmat tilastointiohjeet (esimerkiksi lapsi- ja aikuisosallistujien määrät erikseen), joita on noudatettava.

Käykää läpi saamanne yleisöpalautteet ja keskustelkaa myös järjestäjäryhmän kesken, miten tapahtuman järjestäminen ja itse tapahtuma sujuivat. Kirjatkaa onnistumiset ja kehittämisen tarpeet ylös, koska siitä on apua seuraavan tapahtuman järjestämisessä.

Tiedota pian tapahtuman jälkeen ainakin tapahtuman järjestämiseen osallistuneita henkilöitä ja mahdollisia yhteistyökumppaneita tapahtuman sujumisesta, osallistujamäärästä jne. Muista kiittää kaikkia järjestelyihin osallistuneita ja myötävaikuttaneita!

Myös mediaa voi tiedottaa jälkikäteen ja kuten muitakin tiedotteita, myös jälkitiedotteen voi julkaista omilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa.